マーケターも知っておきたいデザインデータの整理術

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私は、整理整頓マニアだ。整理整頓マニアとは、物事が常に把握しやすく、取り出しやすく、管理しやすいように整理されている状態を好む。この傾向は、家具をグリッド内にレイアウトするような小さなことから、色を決めるようなもっと大切な決断にまで及ぶ。本記事を読んでもらえれば、私の考え方をより理解していただけるだろう。

なぜファイリング・システムが必要なのか

これまでファイリング・システムを使ってこなかったのであれば、デザインファイルをフォルダに放り込んでおいて、後で探し出すことに違和感を感じることがなかったのかもしれない。しかし、このトピックについてあなたがどのように感じていても、良いファイリング・システムが大きな利点をもたらしてくれるという事実は変わらないだろう。

  • デザインの向上。あなたがファイルを探すのに30秒以上かける度に、創作力の自然な流れが遮られ、ストレスが入り込む余地を与える。あなたのインスピレーションや仕事に影響を与えていることは、言うまでもないだろう。

  • 仕事をコントロールできているという感覚を取り戻せる。どんなに小さなことでも、きちんと整理をすることにより、あなたがその家(またはハードディスクドライブ)の主であるという自信を得られれる。これはあなたの仕事にも影響し、デザインにおける決断にもより自信を持つことができるようになるだろう。

  • デザインに関する貴重な学びを得られる。デザインとは、正しいものを正しい場所に、正しい順序で配置することを意味する。言い換えれば、一見関連がないように見える部分に意味を与えることだ。この考え方は、ロゴやウェブサイト、車、音楽、エレベーターまたはファイリング・システムのデザインに応用することができる。デザインとは、ビジュアルだけのものではなく、体系づけ構成することなのだ。

どんなファイリング・システムでもやらないより良いが、デザイナーにより役立つ方法がいくつかある。ここでは、筆者が個人的に採用していて、多くの異なるプロジェクトで素晴らしい成果を発揮してきた方法をご紹介しよう。

効率的な6つのステップ

1.仕事用のフォルダを作成する

2.個々のクライアント用のフォルダを作成する

3.プロジェクト・フォルダを作成する

4.ファイリング用フォルダを作成する

  • クライアントからの提供物:プロジェクトの進行中にクライアントから得たものはすべてここに入っている。ファイル、書類、メモ……とにかくすべてだ。

  • ビジネス:プロジェクトの見積り、概算、スケジュール、提案書、その他プロジェクトの「ビジネス」に関するものすべてはここに属する。

  • 素材:写真、ベクター画像、アイコン、その他のデザインを作成する際に使用したすべての要素がここに入る。言い換えれば、最終的なレイアウトに使用したものはすべてここに属する。

  • デザイン:名前の通り、実際にあなたのデザインしたファイルや作成したものを収納する。何種類ものバージョンで、または修正の段階で作成したデザインファイルがすべて入るフォルダである。写真やアイコンなどのデザインを構成するすべての素材は、「素材」フォルダに収納する。

  • プロダクション:クライアントに納品するすべてのファイルが属する。印刷物の場合、PDFのフォントなどを含み、印刷会社に送るプリプレスのファイルも、ここに収納している。ウェブのプロジェクトでコーディングまで請け負う場合、ここに入るのは、実際のサイトのHTMLファイルだ。

ここまででお分かりいただけたかと思うが、これらのフォルダは、あなたがデザインをする際に通過する各段階にザックリと沿って構築されており、ファイルは各段階に関連している。

5.別名で保存する

ファイルにどんな変更を加える場合にも、元のファイルを上書きしてはいけない。代わりに「別名で保存」を選択し、新しいバージョンとして保存しよう。これで何回変更を加えても、変更した日時と変更履歴を追うことができる。

6.適切なファイル名をつける

  • パンフレット_最終
  • パンフレット最終画像決定
  • パンフレット_最終の最終
  • パンフレット全ファイルの最終表紙決定
  • パンフレット_最終の最終の最終

今まで、明らかに私は、「最終」という言葉の意味について問題を抱えていた。しかしそれは単に私が、「最終」という言葉がファイル名には実用的ではないということを知らなかったからだ。結局あなたもクライアントも、何が本当に最終になるかを知ることができない。これに対する簡単で良い解決法は、クライアントから最終の承認が出るまで、変更を加えたり代替案を作成したりした場合には、ファイル名に番号を付けることだ。そうすると、リストは下記のようになる。

  • パンフレット_01
  • パンフレット_02
  • パンフレット_03
  • パンフレット_04
  • パンフレット_05
  • パンフレット_06

この方法を使えば、あなたはいつでもファイル名の中で番号が一番大きいものが最終版であると分かるし、クライアントも簡単に変更とバリエーションを追うことができる。このシステムが失敗してしまう可能性のある極端なケースとしては、クライアントが「最終_06」の代わりに「最終_05」を最終版に採用した場合だ。こうした場合には、単純にファイルを開き「最終_07」と名前を付けておこう。例え何も変更がなくても、そうしておけば後で悩む必要はない。

どうやってファイルに意味付けをしますか?

人が家を管理する方法が山ほどあるように、ファイルの管理方法もたくさんある。私が紹介した上記の方法は完璧ではないので、あなたの問題をすべて解決してくれる訳ではないかもしれないが、スタートとして、あなたが多くのプロジェクトを通して、ファイルを管理し見つけるための確かな骨組みとなってくれるだろう。


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