成功者のタイムマネジメント術

Source

全ての人に平等に与えられた時間の中で、日々の雑務に追われて過ごすのではなく、長期的な視野を持ってタイムマネジメントをする3つの方法をご紹介。

「いくらお金があっても、時間を買うことはできない」

これは、Bill GatesがWarren Buffetから学んだ教訓である。世界で最も成功を収めた2人の実業家は、私たちが所有している物で一番価値のあるものは、自分たちの手でコントロールすることができないことを承知している。

この世で唯一、私たちがコントロールできるものは私たち自身であり、また、地球上で生活する全ての人が平等に持っている1日24時間という時間の使い道なのだ。

ではなぜ、ある特定の人たちは時間を捻出しようとするのだろう。止むことのない多くの妨害から逃れるのがやっとだという中で、地球上で最も成功を収めた人々は、どのようにして仕事を遂行しているのだろうか。

その答えの1つは、彼らが長期戦を戦っているからと言える。今日やらなければいけないタスクに集中することで、後に自由になる時間を作っているのである。

つまり、今後自由になる時間を増やすために1日1日を過ごしているということだ。

長期的視野を大事にする

自分の時間を増やすためにまず行うことは、自分の仕事を見つめなおすことである。1時間単位もしくは1日単位で、生産性について建設的な考えから抜け出す必要がある。そして代わりに、寿命というレンズを通して個々のタスクに目を向けるのだ。

単純な変化だと思うかもしれないが、これを行うには様々な障害が立ちはだかる。中でも代表的なのがToDoリストだ。

どの方向に目を向けるかに関係なく、ToDoリストには、あなたの思考をその日1日に狭めようとする、重大な要因がある。

ToDoリストは、あなたにこう問いかけるだろう。今日しなければならない一番重要なことは何か?

beyonce mug
あなたが1日に与えられている時間は、ビヨンセと同じ分だけある

起きている時間を何に費やすかという決断に直面した時、ほとんどの人は、緊急もしくは重要なタスクを思い浮かべるだろう。優先レベルに馴染みがない方のために、以下にその違いを記載しておこう。これはEvernoteのCEOであるPhil Libinが述べたものだ。

緊急タスクとは、早急に対応すべき事柄である(例えば、急ぎの電話や期限が差し迫ったタスクなど)。それに対し、重要タスクには長期の目標が掲げられている。

一方で、作家であるRory Vadenは、3つ目の優先レベルを考慮すべきだと提案している。それが「有意性」である。

Vadenは、「有意性の推測」が、どの仕事をするのかを決める際に感情という要素を加え、緊急タスクにかかる妥当ではない量のプレッシャーを取り除くと考えている。私たちが選択する各重要なタスクは、広い視野につながっている。あるタスクがどのくらい重要なのかを聞く代わりに、将来的にどのくらい重要なのかを聞くのである。

これは、長期戦を戦う上での基本であり、仕事にも私生活にも当てはまることだ。今この時だけ、満足できる仕事をしたいと思う人はいない。誰しも自分の価値と一致する生活を目指しつつ、何か大きな物に結び付けたいと思っているはずだ。

もしあなたがクリエイティブな人であれば、独創的なアイデアと結び付くような事を目指して努力しているだろう。例えば、製品の開発であったり、本を執筆してみたり、絵を描いてみたり。しかし、日々のタスクが道を閉ざしてしまう。それは管理業務やメールの対応、そしてフランクな打ち合わせといった日々の「つまらない」部分である。

長期戦を戦うということは、あなたにとって一番重要な事柄に打ち込むために、自由な時間を作ることに集中することである。

悪循環を打破するために、これまでの習慣をどのように短周期から長周期へと変化させることができるか、いくつかアドバイスをしていきたいと思う。

1. 先延ばしを恐れない

近頃は、先延ばしは非難の対象となる。ほとんどの人は先延ばしをすることが、夢に向かう妨げとなる病気だと考えている。しかし、私たちの多くが気付けていないのは、生産性キットにおいては、先延ばしが非常に強力的なツールになるということだ。

Procrastinate on Purposeで、Vadenは3つの先延ばしの種類について検証している。

  1. 従来の先延ばし:期限までにできないことを自覚している。
  2. 独創的な回避:本来やらなければならないことをせずに別のタスクを作り上げる。
  3. 優先度の希薄:成功を収めた時点で優先度が希薄してしまい、直近そして面倒なタスクに立ち向かってしまう。

これらは、私たちが本来やらなければならない仕事から逃れるための異なる方法だが、4つ目にあげる先延ばしの種類は、役に立つのではないだろうか。それは、意図的な先延ばしである。つまり、意識的にタスクを行うのを放っておくということだ。

やらなければいけないのに放っておくのと、今やるべきことではないので放っておくのでは大きな違いがある。

前者は、私たちが先延ばしと呼ぶ典型的な行動に対して、後者は我慢である。これは、期限までにちゃんと仕事をこなす人に見受けられる大きな長所だ。

有効的な先延ばしは、やらなければならいことの中から最も有意的なタスクに集中できる、素晴らしい方法と言える。この有意的なタスクこそ、最も長期的な結果を生み出してくれる。

2. フォーカス・ファネル

途切れることのない妨害がある中、雑音をはねのけ、有意的な仕事を行う時間を見つけ出す方法が必要だ。

いつ有効的な先延ばしをすべきかを知る方法である。

この決断を表現する1つの方法は、「フォーカス・ファネル」を通してタスクを検証することだ。

まず、新しいタスクが発生したら、対応の必要があるものか、それとも誰かに対応してもらえるのかを最初に確認しよう。

このどちらにも該当しないタスクであれば、これはあなたが対応しなくてはならないタスクということになる。

次に、今やるべきことなのか、それとも後でやればいいことなのかを確認しよう。

今やるべきことであれば、これは有意的なタスクである可能性が高くなる。緊急なタスクではないが(この場合、大抵は誰かに手渡すことができる)、長期的な目標に貢献するであろうタスクだ。後でやればいいことであれば、「ペンディング」の状態にしておき、やるべき時になったら、改めてファネルに当てはめよう。

ここでの狙いは、日々の中で緊急と思える全ての小さなタスクを見直し、余分なものを取り除いていく方法を見つけることにある。そうすることで、私たちが(調子がいい日に)やっていることが、長期戦の願望や目標に向けて一歩ずつ前に進むことにもなるからだ。

3. 30倍ルール

簡単なタスクに対して、助けを求めようと思った時に、「自分でやった方が早い」という思いを抑えるのは良くあることだ。

誰かにタスクをお願いするという不安感は多くの人が感じることであるし、プロセスに他の人を入れるという恐怖は、ある意味自然なことだと言える。

しかし、これは長期戦を戦う新たな機会でもある。Vadenはこれを30倍ルールと呼んでおり、誰か他の人にタスクを完了してもらうためのトレーニングに本来あなたが完了にかかる時間の30倍の時間を自分自身に与えるべきという考えだ。

例を挙げてみよう。

1日5分の時間を必要とするタスクがあった場合、他の人がそのタスクを行うためのトレーニングに、その30倍の時間(つまり150分)を自分自身に与える。大きな時間の損失にも思えるが、長期的なスケールで考えてみた場合、1日5分の仕事を年に250日続けたら、1250時間にもなるのだ。

他の人をトレーニングする時間を取り、そのタスクを委任することで、あなたは年に1100時間を削減することができる。または、Vadenが彼の著書で述べているように、ROTI(時間の投資に対する見返り)が733%も増加する。あなたが持っている簡単だけれども有意的なタスクを手放すことによって、今後使える時間を増やすことができるのだ。長期戦を戦う際に最も重要な要素の1つが、ROTIであるということを知っておいてほしい。あなたが行う日々のタスクは、いつか大きな時間となってあなたのところに戻ってくるだろう。

bill gates - time vs money quote
いくらお金があっても、時間を買うことはできない — Bill Gates

そして、自由な時間を作ることに集中することで更なる恩恵を受けることにもなる。

ブリティッシュコロンビア大学のElizabeth Dunn氏は、タスクを委任することで作られた自由な時間をどのように使っているのかに注目し、それが全体的な幸福度にどう影響しているかという新しい研究を進めている。現在、研究途中ではあるが、予備的な検証から人々は、この自由な時間を「予期していなかった時間」と捉えており、得られた時間を(ただ当たり前と思うのではなく)、何か良いことをするのに使っている。その結果、全体的な幸福度の数値が上がっていくのである。

より多くの時間を意味のある仕事や幸せな生活に重点を置こう。これら全ては長期戦に集中することで成し遂げられるだろう。

まとめ

長期戦は、生産性戦略である必要はない(あなたの1日を管理するには非常に良い方法ではあるが)。これは、今やっていることが意味のあることで、あなたにとって最適なのかどうかを見極める手段なのだ。

時間に縛られながら仕事するのではなく、自分が持っている24時間という時間をうまく活用し、日々与えられた時間を増やしていってみてほしい。